Scopul serviciului de internet eCestak.sk este de a permite utilizatorilor să completeze cu ușurință comenzile de călătorie și facturile pentru călătoriile de afaceri.
Înregistrarea individuală este destinată personalului administrativ care trebuie să completeze și să înregistreze ordinele de călătorie și facturile nu numai pentru ei înșiși, ci și pentru alți angajați din una sau mai multe companii. Serviciul eCestak.sk se concentrează pe flexibilitatea maximă de umplere limitată doar de reglementările legislative. Utilizatorul poate modifica toate datele din formulare fără restricții, inclusiv numărul călătoriei de afaceri și cursul pentru calcularea indemnizației de masă. Formularele de servicii încorporează verificări și calcule avansate, care asigură respectarea legislației Republicii Slovace fără a fi nevoie să o cunoașteți în detaliu.
Înregistrarea utilizatorului este necesară pentru a utiliza serviciul. Prin înregistrare, utilizatorul obține acces la propriul spațiu de lucru, în cadrul căruia poate lucra cu formularele și funcțiile serviciului. Formularul de înscriere conține două secțiuni. În secțiunea de date de conectare este necesar să completați numele de utilizator, parola și adresa de e-mail, aceste date sunt obligatorii. A doua secțiune conține profilul utilizatorului, datele din acesta sunt utilizate pentru preumplerea automată a datelor utilizatorului în formulare. Aceste informații sunt opționale, dar este recomandată completarea acestora și va facilita lucrul cu serviciul.
După înregistrarea inițială, utilizatorul este autentificat automat și poate începe să utilizeze serviciul imediat. Dacă reveniți mai târziu, va trebui să introduceți datele de conectare: nume și parolă.
Dacă utilizatorul își uită numele sau parola de conectare, tot ce trebuie să facă este să trimită un e-mail la [email protected] și administratorul de sistem va genera o parolă, dar este necesar ca acesta să trimită e-mailul de la aceeași adresă de e-mail furnizate în timpul înregistrării.
Datele utilizatorului introduse în timpul înregistrării pot fi modificate de utilizator în formularul Profil utilizator. Formularul de profil vă permite, de asemenea, să modificați parola după introducerea parolei originale.
Lista călătoriilor de afaceri conține toate călătoriile de afaceri înregistrate și permite accesul la formularele de călătorii de afaceri. Fiecare călătorie de afaceri conține o comandă de călătorie, o factură de călătorie de afaceri și o listă de atașamente stocate pentru călătorie.
Utilizatorul are opțiunea de a adăuga noi căi de lucru sau de a edita forme de căi de lucru deja create. Lista călătoriilor de lucru poate fi sortată după coloane individuale. Pe lângă adăugarea de noi căi de lucru, utilizatorul are opțiunea de a crea o copie a unei căi de lucru existente.
Ordinul de călătorie conține informații de bază despre călătoria de afaceri și este utilizat pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri și este completat înainte de călătoria de afaceri. Formularul este împărțit în mai multe părți sub forma unui ghid. Pe lângă completarea datelor de bază, formularul vă permite să planificați o pauză de afaceri și să introduceți cheltuielile planificate. Pe baza datelor introduse, formularul calculează costul aproximativ al alimentelor și al banilor de buzunar. Aceste costuri aproximative sunt doar pentru estimarea costurilor viitoare. Calculul precis și detaliat al banilor de bord și de buzunar se realizează după încheierea călătoriei de afaceri în formularul de facturare.
Formularul de comandă de călătorie este împărțit în mai multe ecrane sub forma unui ghid pentru a crește claritatea. Trecerea între ecranele individuale se realizează prin butoanele Următor și Înapoi, trecerea la ecranul următor este permisă numai dacă ecranul afișat în prezent este completat corect și nu conține erori. Completarea formularului poate fi întreruptă oricând cu butoanele Salvare și Închidere.
Antetul ordinului de călătorie conține datele de identificare ale lucrătorului călător și ale călătoriei de afaceri. Numărul căii de lucru este generat automat când este creată calea de lucru, dar utilizatorul poate modifica acest număr după cum este necesar. La crearea unei călătorii de afaceri, informațiile despre angajat din profilul angajatului sunt completate automat în antetul comenzii de călătorie. Dacă un lucrător completează călătorii de afaceri pentru mai mulți angajați, el/ea poate utiliza pre-completarea rapidă a datelor din lista angajaților.
Al doilea ecran al formularului de comandă de călătorie conține date de călătorie, locul și ora de începere a călătoriei de afaceri, locul și ora sfârșitului călătoriei de afaceri.
De asemenea, este posibil să introduceți o întrerupere a călătoriei de afaceri în timpul unei călătorii de afaceri. Întreruperile sunt de obicei din motive private ale lucrătorului, de exemplu atunci când sunt în vacanță.
Ecranul cu date de călătorie conține și bani calculați pentru masă și bani de buzunar. Aceste date sunt utilizate pentru a estima aproximativ costul unei călătorii de afaceri.
Calculul exact al banilor de bord și de buzunar se realizează în facturarea călătoriei de afaceri. Bordul calculat și banii de buzunar sunt convertiți automat în EUR în funcție de cursul de schimb al BCE.
Al treilea ecran al formularului de comandă de călătorie conține date despre trafic. În funcție de tipul de vehicul selectat, ecranul se adaptează la alte câmpuri de completat.
Atunci când utilizați mai multe mijloace de transport în timpul unei călătorii de afaceri, se recomandă completarea traficului predominant.
Când utilizați o mașină de companie, este necesar să introduceți tipul și numărul de înmatriculare al vehiculului.
Atunci când utilizați un vehicul privat, formularul calculează compensația estimată pentru utilizarea vehiculului privat, precum și pentru combustibil. Acest calcul este utilizat numai pentru a estima costul călătoriei de afaceri, calculul exact al compensației se realizează în facturarea călătoriei de afaceri. Rambursările calculate sunt convertite automat în EUR la cursul de schimb al BCE.
Ecranul Cheltuieli conține informații despre cheltuielile de călătorie de afaceri planificate sau deja suportate. Exemple sunt cheltuielile pentru cazare, bilete, conferințe și altele asemenea.
Cheltuielile introduse servesc pentru a estima mai bine costurile totale ale călătoriei de afaceri. În ordinul de călătorie, angajatul introduce cheltuielile indiferent dacă acestea au fost plătite direct de angajat sau de companie.
Cheltuielile introduse sunt convertite automat în EUR la cursul de schimb al BCE. Dacă este necesar, utilizatorul poate intra într-un alt curs conform documentului contra cost.
Ultimul ecran al formularului conține sumele costurilor planificate ale călătoriei de afaceri. În același timp, pe acest ecran, utilizatorul poate introduce copiile de rezervă necesare pentru călătoria de afaceri și note pentru călătoria de afaceri.
După completarea formularului de comandă de călătorie, serviciul permite tipărirea și arhivarea acestuia sub formă de export în format PDF.
Formularul de factură pentru călătoria de afaceri este completat după încheierea călătoriei de afaceri și este utilizat pentru a calcula compensația la care a avut dreptul angajatul în timpul călătoriei de afaceri.
Formularul vă permite să introduceți transferuri și cheltuieli, pe baza cărora formularul calculează indemnizațiile de călătorie și suma totală pentru facturare.
Spre deosebire de un ordin de călătorie, în care costurile au fost calculate doar aproximativ, în formularul de facturare toate rambursările și cheltuielile sunt calculate cu precizie maximă în conformitate cu legislația în vigoare.
Formularul de facturare a călătoriei de afaceri este împărțit în mai multe ecrane sub forma unui ghid pentru a crește claritatea. Trecerea între ecranele individuale se realizează prin butoanele Următorul și Înapoi, trecerea la ecranul următor este permisă numai dacă ecranul afișat în prezent este completat corect și nu conține erori. Completarea formularului poate fi întreruptă oricând cu butoanele Salvare și Închidere.
Antetul facturii de călătorie de afaceri conține aceleași date de identificare ale angajatului călător și călătoriei de afaceri ca și ordinul de călătorie. După deschiderea formularului de facturare, formularul conține deja datele preumplute introduse în ordinul de călătorie. Dacă este necesar, utilizatorul poate edita datele din antet.
Ecranul de transferuri din formularul de facturare a călătoriei de afaceri este utilizat pentru a introduce transferurile efectuate de angajat în timpul călătoriei de afaceri. Formularul vă permite să introduceți trei tipuri de transferuri, a căror combinație poate acoperi toate cazurile standard. Pe baza datelor completate, formularul calculează automat în ce stări angajatul a petrecut în fiecare zi și pe această bază calculează dreptul angajatului la alimente și bani de buzunar.
În partea de sus a ecranului, formularul arată începutul și sfârșitul călătoriei de afaceri, precum și locul de desfășurare a călătoriei completat în ordinea de călătorie. Aceste date sunt utilizate pentru a facilita introducerea transferurilor.
Tipul de transfer „Mișcarea terestră peste granițe” este folosit pentru a introduce un transfer efectuat de un lucrător peste graniță cu mașina, autobuzul sau pe jos. În cazul în care un angajat trece mai multe frontiere într-un singur transfer, de ex. atunci când se mută din Slovacia prin Austria și Slovenia în Croația, acesta poate intra în mai multe puncte de trecere a frontierei. Câmpul Distanță trebuie introdus pentru facturare atunci când vă deplasați propriul vehicul. Starea inițială și finală a transferului trebuie să fie diferite.
Tipul de transfer „Tranzit transfrontalier aerian sau maritim” este folosit pentru a intra în mișcarea efectuată de muncitor peste graniță cu avionul sau cu nava. Ora exactă de trecere a frontierei nu este cunoscută pentru aceste transferuri. Starea inițială și finală a transferului trebuie să fie diferite.
Tipul de transfer „Transfer național” este utilizat pentru a introduce un transfer efectuat de un lucrător într-un stat în străinătate sau în Republica Slovacă. Câmpul Distanță trebuie introdus pentru facturare atunci când vă deplasați propriul vehicul.
Atunci când combinați mai multe transferuri, formularul verifică automat secvența de timp pentru transferuri între țări. Transferurile nu trebuie să se suprapună în timp. Pe lângă mișcări, acest ecran vă permite, de asemenea, să introduceți o pauză de lucru. La prima deschidere a formularului, întreruperile din comanda de călătorie sunt completate automat.
Pentru umplerea mai ușoară, formularul are și funcția de a sorta automat mișcările în funcție de ordinea cronologică a acestora.
Ecranul de înlocuire a vehiculului propriu este afișat numai dacă cel puțin un transfer cu propria mașină sau motocicletă ca mijloc de transport este finalizat în transferuri.
În partea de sus a ecranului, propriile mișcări ale vehiculului sunt afișate împreună cu suma distanțelor lor. În partea de jos a ecranului este necesar să introduceți datele de identificare de bază ale vehiculului și prețul combustibilului. Pe baza acestor informații, formularul calculează automat dreptul angajatului la o compensație de bază pentru utilizarea propriului vehicul, precum și o compensație pentru combustibilul consumat.
Ecranul de ședere afișează o listă a zilelor în care lucrătorul a fost într-o călătorie de afaceri. Lista de zile este calculată pe baza mișcărilor introduse în ecranul anterior.
Pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri, formularul evaluează automat statul în care lucrătorul are dreptul la despăgubire. Utilizatorul poate selecta o deducere de masă pentru fiecare zi în funcție de masa securizată. Lucrătorul poate stabili o rată de bani de buzunar pentru călătoria de afaceri, care se calculează pentru fiecare zi în funcție de indemnizația de masă.
La contabilizarea călătoriei de afaceri a unui angajat al companiei, cursul de schimb al BCE din prima zi a lunii este utilizat pentru recalcularea indemnizației de masă. La facturarea călătoriilor de afaceri SZČO, este necesar să utilizați cursul de schimb din ziua facturării călătoriei. În acest caz, trebuie să selectați setarea cursului de schimb personalizat și să introduceți cursul de schimb curent de pe site-ul BCE.
Ecranul Cheltuieli conține informații despre cheltuielile efectuate pentru călătoria de afaceri. Exemple sunt cheltuielile pentru cazare, bilete, conferințe și altele asemenea.
În formularul de facturare, spre deosebire de un ordin de călătorie, este necesar să se introducă doar cheltuielile care au fost plătite direct de către angajat și care urmează să fie rambursate.
Cheltuielile introduse sunt convertite automat în EUR la cursul de schimb al BCE. Dacă este necesar, utilizatorul poate intra într-un alt curs conform documentului contra cost.
Ultimul ecran al formularului conține totalul costurilor călătoriei de afaceri. În același timp, pe acest ecran, utilizatorul poate introduce un avans plătit pentru călătoria de afaceri și note despre călătoria de afaceri.
După completarea formularului de facturare a călătoriei de afaceri, serviciul permite tipărirea și arhivarea acestuia sub formă de export în format PDF.
Utilizatorii care listează comenzile de călătorie și facturile pentru mai mulți angajați pot folosi lista angajaților pentru a le facilita munca. Datele utilizatorilor din lista angajaților pot fi completate rapid și ușor de către utilizator într-un ordin de călătorie sau facturare pentru o călătorie de afaceri.
Formularul de atașament vă permite să atașați fișierele necesare pentru a vă factura călătoria de afaceri, cum ar fi chitanțe și facturi. Numărul de atașamente pentru o călătorie de afaceri este limitat la 5 bucăți, cu o dimensiune maximă de 3 MB pe atașament.